Facturation électronique : Gestion des notes de frais
À partir de septembre 2026, la facturation électronique sera mise en place pour l’ensemble des entreprises françaises. Cette réforme transforme la gestion des flux de factures, y compris la gestion des notes de frais.
Quand vos collaborateurs règlent avec leur carte personnelle une dépense professionnelle, deux cas de figure se présentent à vous :
1· Achats inférieurs à 150€HT
Le ticket de caisse faisant apparaître la TVA est suffisant pour justifier la dépense pour tout achat en dessous de 150€HT.
2· Achats supérieurs à 150€HT
L’acheteur doit être identifié comme professionnel aux yeux du vendeur. Ce dernier émettra une facture en E-Invoicing qui sera reçu dans le logiciel certifié PA de votre entreprise.
Les 3 informations à donner au vendeur par vos collaborateurs sont :
- L’adresse de facturation électronique
Votre collaborateur doit connaitre la clé de connexion de votre entreprise :
SIREN_SIREN
SIREN_SIRET
SIREN_CODE
SIREN_SUFFIXE
Cette information est connue au moment de la connexion à l’annuaire centrale (cf. comment se connecter à l’annuaire central ?)
- L’identifiant du collaborateur
Pour permettre à l’entreprise d’attacher la facture au bon collaborateur et de déclencher le remboursement, un identifiant doit figurer sur la facture. Pour des raisons RGPD, l’identifiant non nominatif est recommandé pour ne pas faire circuler le nom et prénom de vos salariés sur l’ensemble des flux.
- La mention du paiement « effectué »
La facture doit indiquer dès l’émission qu’elle a été payée en totalité. Sans cette mention, l’entreprise reçoit la facture comme une facture à payer, alors qu’elle a déjà été réglée par son salarié.
ASARTIS vous accompagne pour que cette transition vers la facturation électronique se déroule en toute confiance, efficacité et sérénité, afin d’être pleinement prêt pour le 1er septembre 2026.
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