Facturation électronique : Gestion des Notes de frais
À partir de septembre 2026, la facturation électronique sera mise en place pour l’ensemble des entreprises françaises. Cette réforme transforme la gestion des flux de factures, y compris la gestion des notes de frais.
Quand vos collaborateurs règlent avec leur carte personnelle une dépense professionnelle, deux cas de figure se présentent à vous :
1· La facture est au nom du collaborateur ou ticket de caisse
L’acheteur n’a pas été identifié comme professionnel aux yeux du vendeur. Ce dernier n’a aucune facturation électronique à transmettre à l’entreprise et le collaborateur conserve son ticket pour réaliser sa note de frais.
Toutefois, dans ce cas de figure, votre entreprise ne pourra pas déduire la TVA
Le ticket n’étant pas adressé à l’entreprise, vous ne disposez pas d’une facture en bonne et due forme. Les règles de déduction de TVA s’appliquent sur les factures au nom de l’entreprise seulement.
Pour des frais de déplacement (hôtel, train, avion), la TVA est généralement non déductible ou peu exploitable. L’impact est donc minime.
En revanche, pour des achats de fournitures, d’équipements ou de matériaux : la TVA est en principe déductible si l’entreprise dispose d’une facture régulière à son nom. Cependant, le ticket sans nom de l’entreprise fait courir un vrai risque.
Une exception existe pour les péages, stations-service automatisées, achats au supermarché ou en boutique sans système de caisse adapté à l’identification d’un client professionnel. Ces dépensent resteront sous format ticket de caisse.
Pour éviter ces situations, nous vous recommandons de former vos collaborateurs à demander systématiquement une facture au nom de l’entreprise, soit le point suivant.
2· Facture au nom de l’entreprise
L’acheteur a été identifié comme professionnel aux yeux du vendeur. Ce dernier émettra une facture en E-Invoicing qui sera reçu dans le logiciel certifié PA de votre entreprise.
Les 3 informations à donner au vendeur par vos collaborateurs sont :
- L’adresse de facturation électronique
Votre collaborateur doit connaitre la clé de connexion de votre entreprise :
SIREN_SIREN
SIREN_SIRET
SIREN_CODE
SIREN_SUFFIXE
Cette information est connue au moment de la connexion à l’annuaire centrale (cf. comment se connecter à l’annuaire central ?)
- L’identifiant du collaborateur
Pour permettre à l’entreprise d’attacher la facture au bon collaborateur et de déclencher le remboursement, un identifiant doit figurer sur la facture. Pour des raisons RGPD, l’identifiant non nominatif est recommandé pour ne pas faire circuler le nom et prénom de vos salariés sur l’ensemble des flux.
- La mention du paiement « effectué »
La facture doit indiquer dès l’émission qu’elle a été payée en totalité. Sans cette mention, l’entreprise reçoit la facture comme une facture à payer, alors qu’elle a déjà été réglée par son salarié.
ASARTIS vous accompagne pour que cette transition vers la facturation électronique se déroule en toute confiance, efficacité et sérénité, afin d’être pleinement prêt pour le 1er septembre 2026.
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