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Tout savoir sur les frais de déplacement

Fiscal - Professions libérales

Quels types de frais de déplacement déduire de votre 2035.

Par Thierry MARIET, Expert-Comptable et responsable du Pôle Professions Libérales chez Asartis.

Les frais de déplacement sont déductibles de votre 2035.

Les différents types de frais

Un orthophoniste, ou un professionnel libéral, quel que soit sont statut (titulaire, collaborateur, remplaçant) peut être amené à supporter des frais de déplacement dans le cadre de son activité professionnelle, ne serait-ce que pour aller au cabinet ou à la visite de ses patients à domicile. Il s’agit notamment des frais suivants :

  • Loyer du véhicule (si loué) ou amortissement (si acheté)
  • Carburant
  • Entretien courant
  • Péage
  • Parking
  • Abonnement transport (pass navigo ou autres)
  • Billets de train ou d’avion (pour se rendre à des formations ou des congrès par exemple)

En revanche, les contraventions, comme toutes les autres pénalités, ne sont jamais déductibles, quelle qu’en soit la raison et même si elles sont relatives à un trajet professionnel.
Ces frais peuvent être déduits « au réel », sur la base des dépenses réellement engagées ou « au forfait » sur la base du barème d’indemnités kilométriques. Nous reviendrons plus loin sur les conditions d’utilisation de l’une ou l’autre des méthodes de déduction.

Les conditions de déduction des frais

Quel que soit le mode de déduction (au réel ou au forfait), les frais de déplacement doivent être engagés dans le cadre de l’activité professionnelle. Cela signifie concrètement qu’une justification professionnelle doit appuyer chaque frais (déplacement domicile-cabinet, visite à domicile d’un patient, formation, …). Dans le cas où le véhicule est utilisé de façon mixte, la part relative à l’usage personnelle du véhicule est retraitée en fin d’année (rapport kilomètres personnels / kilomètres total). Cela signifie que le professionnel devra être en mesure de retracer chaque jour les déplacements qui auront donné lieu à déduction de frais. Attention à ne pas indiquer le même nombre de kilomètres parcourus chaque année ou d’indiquer un chiffre rond (15 000 km), cela peut éveiller l’attention de l’administration fiscale et déclencher une vérification de comptabilité !

Pour ce qui est des déplacements domicile-travail, l’administration admet une déductibilité des frais sur une base d’une distance maximum de 40 Km par trajet 2 fois par jour. Au-delà, l’éloignement du domicile doit pouvoir s’expliquer par les éléments suivants (BOI-BNC-BASE-40-60-40-10-20120912) :

  • Etat de santé du professionnel ou de son conjoint
  • Problème de scolarisation des enfants
  • Localisation différente du travail de chacun des époux
  • Ecart de coût du logement, suivant qu’il est situé dans l’agglomération ou dans la périphérie

Pour ouvrir droit à déduction, le véhicule doit répondre aux conditions suivantes :
• La carte grise doit être établie au nom du professionnel ou de son conjoint
(ou concubin en cas de PACS)
• La carte grise doit porter la mention VP, ce qui exclue les utilitaires et les
fourgonnettes
• En cas de déduction des frais au réel, le véhicule doit être inscrit au
fichier des immobilisations du professionnel.

La déduction des frais au réel

Cette solution est préconisée lorsque le professionnel supporte des frais de déplacement importants qui dépassent le barème d’indemnité kilométrique fourni par l’administration fiscale. L’ensemble des frais afférents à l’utilisation du véhicule est enregistré en comptabilité (loyers, amortissements, carburant, entretien courant) tout au long de l’année. A la clôture, la part relative à l’utilisation personnelle du véhicule (ratio kilomètres personnels / kilomètres totaux de l’exercice) est retirée via le compte de l’exploitant. Les autres frais de déplacement (parking, péages, …) sont déduits intégralement et ne font pas l’objet d’un retraitement à la clôture (à condition, bien sûr, qu’ils aient été engagés pour des raisons professionnelles).

Les loyers et amortissements du véhicule sont déductibles sur la base d’une valeur maximum de 18 300 € TTC. Ce plafond est modifié dans les cas suivants :

  • 30 000 € pour les véhicules dont le taux d’émission de CO2 est inférieur à 20g par kilomètre
  • 20 300 € pour les véhicules dont le taux d’émission de CO2 est supérieur ou égal à 20g et inférieur à 60 g par kilomètre
  • 9 900 € pour les véhicules dont le taux d’émission de CO2 est supérieur à 140 g par kilomètre (cette limite change chaque année de 2017 à 2021)

L’utilisation de la méthode de déduction des frais au réel n’engage pas le professionnel pour les années suivantes. Il peut, chaque année, choisir la méthode qui lui sera la plus avantageuse. En revanche, en cas d’utilisation de la méthode forfaitaire, aucune dépense réelle ne doit être comptabilisée en charges sur l’exercice (carburant, entretien courant, loyer). L’amortissement, quant à lui, sera intégralement neutralisé via le compte de l’exploitant (le véhicule reste inscrit au bilan).

La déduction des frais au forfait

Ce mode de déduction est le plus couramment utilisé pour les orthophonistes car beaucoup plus simple d’utilisation et plus avantageux que les frais réels. Tout au long de l’année, le professionnel supporte à titre personnel les coûts d’utilisation du véhicule (loyer, carburant, entretien). Les frais liés au déplacement (péages et parking) sont en revanche directement comptabilisés et déduits en charges. A la clôture, une charge forfaitaire couvrant l’ensemble des coûts d’utilisation du véhicule à titre professionnel est comptabilisée. Ce forfait est déterminé sur la base d’un barème publié en début d’année par l’administration fiscale.
A consulter, chaque année sur https://www.service-public.fr/

Bien sûr, seuls les kilomètres effectués à usage professionnel sont pris en compte. Il convient également de ne comptabiliser aucune dépense liée à l’utilisation du véhicule (carburant, loyer, entretien courant) en charges sous peine de se voir refuser la déductibilité des indemnités kilométriques.

La déduction des autres frais de déplacement

La déduction des autres frais de déplacement (non lié à un déplacement quotidien ou régulier) s’effectue, là encore, sur la base d’une justification professionnelle. Il peut par exemple s’agir de déplacements liés à une formation ou un congrès. Attention cependant à ce que le déplacement soit exclusivement consacré au motif professionnel. Dans le cas où le professionnel décide de prolonger son séjour à titre personnel, il conviendra de réintégrer une partie des frais.

En conclusion

Les frais de déplacement représentent un poste important dans le compte de résultat d’un orthophoniste ou d’un professionnel libéral. Il convient donc d’y apporter une vigilance particulière car ils peuvent être un moyen efficace et rapide pour optimiser les charges du cabinet.

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